2011

Feb

03

Skicka epost med PDF-bilaga

Av

Med FileMaker kan du skapa PDF-dokument utan att använda någon extra programvara. PDF-dokumenten kan vara allt från personaliserade blanketter till fakturor, eller vad du vill att din FileMaker-layout ska innehålla.

Med kommandot Spara/Skicka poster som PDF i menyn Arkiv kan FileMaker spara aktuell layout som ett PDF-dokument, precis som vilken utskrift som helst. Istället för att skriva ut till skrivaren skapas ett PDF-dokument. Du väljer om det är aktuell post eller alla poster som bearbetas.

<>Du kan också direkt skapa ett e-postmeddelande i ditt e-postprogram med PDF-dokumentet som bilaga genom att kryssa i kryssrutan Skapa e-post med fil som bilaga längst ner i dialogrutan.

Givetvis går hela förfarandet att automatiseras med manus. Med tre enkla manussteg skapar du ett manus som skapar ett PDF-dokument av aktuell post och layout samt skickar det till en e-postadress som står angiven i aktuell post.

Manuset ser ut så här:

<>I det första manussteget, Ange variabel, görs en beräkning för filnamnet och sökvägen till PDF-dokumentet som sparas i variabeln $filnamn. Jag har valt att skapa PDF-dokumentet i datorns temp-mapp och döper det till ”PDF_” följt av dagens datum och klockslag. Med funktionen Substitute tar jag bort tecknen ”-”, ”:” och ” ” från tidsstämpeln. Sökvägen till filen måste inledas med ”file:” (eller ”filewin: eller filemac:).

Beräkningen ser ut så här i sin helhet:

"file:" & Get ( TemporärSökväg ) & "PDF_" & 
Substitute(GetAsText(Get ( AktuellTidsstämpel ));["-";""];[" ";""];[":";""]) & ".pdf"

I nästa manussteg sparar jag PDF-dokumentet för aktuell post. Som filnamn anger jag variabeln $filnamn.

<>I det här manussteget kryssar jag inte i kryssrutan Skapa e-post med fil som bilaga, jag vill göra det lite mer automatiskt.

Som sista manussteg skickas PDF-dokumentet som bilaga till ett e-postmeddelande, i det här fallet via en SMTP-server. Du kan välja att skicka via ditt e-postprogram också, men du kan då behöva klicka ”Skicka” manuellt beroende på e-postprogram.

<>Observera att du måste kryssa i kryssrutan Bifoga fil nedtill i dialogrutan och ange att du ska skicka med filen $filnamn, dvs. PDF-dokumentet som du just skapade, som bilaga.

I en ”normal” tillämpning byter du kanske till en annan layout, t.ex. med en blankett, faktura, orderbekräftelse etc., innan du sparar PDF-dokumentet.

Vill du skicka till flera samtidigt, eller skapa PDF-dokument till flera poster samtidigt, kan du använda en Loop som jag tidigare har skrivit om i samband med att man kan spara Excel-dokument med olika filnamn.