Spara filer med olika namn

En funktion som efterfrågats ända sedan FileMakers begynnelse är att spara externa filer med olika filnamn. Det finns ett antal plugins som löser problemet, men funktionen finns äntligen inbyggd i FileMaker sen version 8.
Exempel kan vara att du vill spara ett Excel-dokument från olika poster, eller från flera poster med olika urval. Filnamnet kan t.ex. vara baserat på data i posten, datum, klockslag och/eller annan variabel information.

Antag att du har en databas med en tabell med olika data i varje post. I varje post finns också ett namn, t.ex. på en person. Du vill spara ett Excel-dokument per post vars filnamn ska bli personens namn följt av dagens datum, t.ex. ”Kalle_2008-01-30.xls”.

Gör ett manus som går genom samtliga poster i tabellen, för varje post ska ett Excel-dokument exporteras. Manuset kan se ut så här:

Gå till post/sökpost/sida [Första]
Loop
   Ange variabel [$filnamn; Värde: filens_namn]
   Spara poster i Excel-format [Spara; Ingen dialogruta; $filnamn;
      Aktuell post]
   Gå till post/sökpost/sida [Nästa, Avbryt efter sista]
End Loop

Fältet ”filens_namn” som du anger som värde till variabeln finns i varje post (eller ännu hellre direkt i manuset) och har följande beräkningsformel:

Let ([ 
   prefix = If(Abs( Get (Systemplattform)) = 1; "filemac:"; "filewin:" ); 
   desktop = Get (Skrivbordssökväg) 
   ]; 
   prefix & desktop & "Mapp/" & Personensnamn & "_" & 
      GetAsText( Get (AktuelltDatum)) & ".xls"
)

Beräkningsformeln ger en sökväg till ett Excel-dokument som placeras i mappen ”Mapp” på skrivbordet, oavsett om du kör Mac eller Windows. Fältet ”Personensnamn” innehåller namn på personen i respektive post.

Se filmen:

[kml_flashembed publishmethod=”static” fversion=”8.0.0″ movie=”/wp-content/uploads/FileMaker_Spara_Excel_demo.swf” width=”500″ height=”420″ targetclass=”flashmovie”]

[/kml_flashembed]